Zertifizierungsvorbereitung, Optimierung der Auftragsabwicklung und Reorganisation der Ablagestruktur

Herausforderung
Die Auftragsabwicklung funktioniert grundsätzlich gut. Mitarbeiterausfall verursacht dennoch Stress, weil es an Auftragstransparenz fehlt. 

Anliegen des Kunden
Der geschäftsführende Gesellschafter tritt in 8 Jahren in Ruhestand, die Unternehmensnachfolge wird bereits aufgebaut. Die Prozesse sollen optimiert werden, das Know-How des Unternehmers soll gesichert werden. Mittelfristig wird eine Zertifizierung benötigt, um eine langjährige Geschäftsbeziehung fortsetzen zu können. Der Zusammenhang speziell zur Auftragsabwicklung erscheint mir hier etwas unklar.

Herangehensweise
Workshop zur Entwicklung der Unternehmensphilosophie; Workshops zur risikobasierten Einstufung von Fehlern, Reklamationen; Entwicklung eines Prozesses zum Umgang mit externem und internem Feedback; Analyse der Datei- und Ordnerstrukturen; Entwicklung einer prozessbezogenen Ablagestruktur; Definition von Regeln zur Verbesserung der Datenqualität.

Ergebnis
Neu entwickelte Kalkulationsvorlagen ermöglichen schnelle Preisauskunft und transparente Angebote. 
Wiederholte Dateneingaben sind deutlich reduziert, auftragsbezogene Dokumente entstehen aus nur einer Excel-Datei. 
Der Auftragsstatus ist transparent, auftragsbezogene Informationen sind strukturiert als Vorgang abgelegt und allen Sachbearbeitern zugänglich.
Das „Aufräumen“ der Datenverzeichnisse zum Jahreswechsel entfällt.
Das Management-System ist zertifiziert.

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